9 Nejlepších tipů na lepší produktivitu v open space kanceláři

Open space kanceláře se staly standardem, avšak pro mnohé z nás představují výzvu udržet si v takovém prostředí vysokou produktivitu. Hluk, rozptýlení a rušivé faktory okolí mohou negativně ovlivňovat naši schopnost se soustředit na práci. Naštěstí existuje několik jednoduchých opatření, jak těmto negativním vlivům čelit a udržet si v open space kanceláři vysokou produktivitu.

1. Používejte sluchátka

Jedním z nejlepších způsobů, jak se izolovat od rušivého hluku a ruchů v open space kanceláři, je využít sluchátek. Díky zvukové izolaci vám budou sluchátka umožňovat plně se ponořit do práce a odříznout se od vnějších distraktorů. Pro maximalní soustředění doporučuji volit sluchátka s aktivním potlačením hluku, která dokáží hluk téměř úplně eliminovat.

2. Zvolte tiché místo v kanceláři

I když jde o otevřený prostor, vyberte si pracovní pozici co nejdále od hlavních zdrojů hluku, jako jsou hlasitější kolegové či třeba tiskárna. Ideální je se usadit do klidnějšího rohu nebo prostoru stranou od rušivých vlivů.

3. Pracujte v pravidelných intervalech

Nastavte si přesné časové úseky, během kterých se budete soustředit na práci, a intervaly pro krátkou pauzu a regeneraci. Například soustředěná práce po 50 minutách vystřídaná 10 minutovou přestávkou. Tento rytmus vám pomůže lépe se soustředit a produktivně pracovat po celý den.

Pro mnoho lidí, je 50 minutový blok příliš dlouhý proto vám doporučujeme minimálně ze začátku vyzkoušet techniku POMODORO.

4. Odlučte pracovní prostor od soukromého

Vytvoření jasné hranice mezi pracovním a soukromým prostředím je dalším důležitým krokem, jak mít v open space kanceláři lepší produktivitu. I v sdíleném prostoru je třeba usilovat o jejich oddělení:

• Nesahejte na soukromé věci během pracovní doby. Nechejte mobil, osobní počítač či jiné věci schované v tašce nebo skříni, dokud neskončíte pracovní dobu.
• Nepracujte na soukromých aktivitách. Během pracovního času se plně soustřeďte jen na pracovní úkoly a povinnosti. Soukromé e-maily či sociální sítě nechte až na volný čas.
• Přizpůsobte pracovní prostředí své profesi. Upravte svůj prostor tak, aby vám vyhovoval pro práci – třeba s navigací, programy či dokumenty, které potřebujete mít po ruce.
• Nosit pracovní oblečení. I když jste celý den v kanceláři, oblečte se v souladu se svou rolí a pracovními povinnostmi. Pomůže vám to se lépe soustředit.

Důsledné oddělení pracovních a osobních témat vám usnadní se odříznout od soukromých pokušení a nepřetržitě se plně věnovat své profesi. I v rušivém sdíleném prostředí se tak budete moci maximálně soustředit na produktivní odvedenou práci.

5. Pracujte časně ráno nebo pozdě večer

Ještě jedním efektivním tipem, který vám pomůže zvýšit produktivitu v open space kanceláři, jsou alternativní časy pro práci. Ranní a večerní hodiny bývají mnohem klidnější než dopolední či odpolední špičky.

Právě v tyto časy tak nacházejí své uplatnění náročnější úkoly, které vyžadují maximální soustředění a minimální rušení:

• Brzy ráno – Můžete tak stihnout důležité analytické úkoly či přípravu náročných prezentací ještě před nástupem většiny kolegů.
• Večerní hodiny – Po odchodu většiny zůstanete v klidu kanceláře sami a bez rušení dotáhnete náročné projekty do konce.
• Vyhněte se obědům – Období mezi 12:00-14:00 tradičně patří k nejhlučnějším, raději plánujte práci mimo toto okno.

Výhodou ranních a nočních hodin je nižší pravděpodobnost rušení od kolegů či schůzek. Pro náročné analýzy či kreativní práci tak tento model nabízí v open space kanceláři ideální podmínky. Zkuste jej zařadit alespoň občas do svého pracovního režimu.

6. Komunikujte pomocí chatu či telefonu

V open space kanceláři je velmi důležité minimalizovat osobní rozhovory a schůzky, které představují jeden z největších zdrojů hluku a rušení. Místo nich je často efektivnější komunikovat pomocí digitálních kanálů:

• Chatovací programy – Pomocí Messengeru, Skype či Slacku řešte rychlé dotazy a úkoly s kolegy, aniž byste je rušili hlasem.
• Telefonické hovory – Pro delší konzultace či schůzky zvolte telefon. Buďte však ohleduplní k ostatním a hlas přizpůsobte tišší intenzitě.
• Využívejte e-mail – Pro písemnou komunikaci je lepší volba než osobní návštěvy u kolegů. Ušetří vám to čas i nervozitu ostatních.
• Domluvejte se na signálech – S kolegy si domluvte vizuální či hlukové signály, když potřebujete radu, aniž byste je rušili hlasitě.

Digitální kanály vám umožní rychlou a účinnou výměnu informací bez nutnosti rušit ostatní hlasitými rozhovory. Komunikace tak přenesete do tišší roviny, což ocení vy i vaši kolegové.

7. Využívejte oddělené místnosti pro schůzky

Open space sice usnadňuje komunikaci mezi kolegy, ovšem pro produktivní schůzky či porady jsou často lepší volbou oddělené konferenční místnosti. Ty vám poskytnou klid na soustředěnou práci i diskuzi s týmem:

• Menší schůzky – Pro poradu 2-5 lidí využijte menších oddělených prostor.
• Větší setkání – Pro větší workshopy či školení s více lidmi zvolte prostornější konferenční místnost.
• Citlivá témata – Pro citlivé problémy či hodnocení výkonu se vyhněte otevřenému prostoru.
• Hlasitější aktivity – Brainstorming, prezentace či hlasitější diskuze přesuňte do oddělených místností.

Využívejte oddělených prostorů pro aktivity, které by v open space kanceláři rušily ostatní. Zároveň tak respektujete potřebu soukromí při citlivých tématech. Klidová zóna pro schůzky je důležitým prvkem produktivního pracovního prostředí.

8. Pracujte mimo kancelářských prostorů

I přes veškerá opatření pro lepší soustředění může být dlouhodobě otevřený prostor vyčerpávající. Občas je proto vhodné vyrazit na práci mimo kancelář:

• Kavárny a coworkingy – V klidnějším prostředí kaváren či coworkingů se lépe soustředíte na analytické úkoly.
• Knihovny – Tiché prostředí knihoven poskytuje ideální podmínky pro psaní textů či studium.
• Domov – Pokud to profesní povinnosti umožňují, občas pracujte z pohodlí domova bez rušení.
• Parky a zahrady – V zeleni městských parků se skvěle připravujete na prezentace nebo tvoříte obsah.

Občasná změna prostředí má řadu benefitů – pomáhá vám nabrat energii, lépe se soustředit a navíc si odpočinete od běžných pracovních rutin. Zkuste svou tvorbu občas přenést mimo brány kanceláře, prospěje vám to.

9. Nezapomínejte na přestávky

I přes opatření pro lepší soustředění je důležité nezapomínat ani na odpočinkové přestávky, které podpoří naši dlouhodobou produktivitu:

• Pravidelné pauzy – Po určité době práce si dopřejte 10-15minutovou přestávku, ideálně s pohybem.
• Obejdi kancelář – Krátkým kolem uvolníte nohy a trávit při komunikaci s kolegy.
• Jídlo a pití – Střídejte práci s obědem či kávou, abyste nenadřeli celý den.
• Ven na čerstvý vzduch – Po delší soustředěné práci vyvětrejte hlavu na chvíli venku.
• Dbejte na spánek – Pravidelný odpočinek a spánek jsou základem dlouhodobé výkonnosti.

I když jste v kanceláři, stále platí pravidlo zlaté střední cesty. Nesoustřeďte se na práci nonstop, ale pravidelně se věnujte i odpočinku a regeneraci. Jen tak udržíte trvale vysokou produktivitu.

Často Kladené Otázky

Závěr

Pojďme si v krátkosti shrnout ta nejpodstatnější doporučení, která vám pomohou zvýšit produktivitu při práci v open space kanceláři:

• Využívejte sluchátka s aktivním potlačením hluku pro maximální soustředění
• Zvolte si tiché místo vzdálené od hlavních zdrojů hluku
• Nastavte si pravidelný pracovní režim s pravidelnými přestávkami
• Oddělte důsledně pracovní a soukromý prostor během pracovní doby
• Pracujte v klidnějších ranních a večerních hodinách
• Upřednostňujte pro komunikaci chat a telefon před osobními návštěvami
• Pro schůzky využívejte oddělené konferenční místnosti
• Občas se přesuňte na práci mimo kancelář do klidnějšího prostředí
• Nezapomínejte na pravidelné odpočinkové přestávky

Pokud tyto jednoduché rady začleníte do svého pracovního stylu, měli byste získat lepší kontrolu nad prostředím i výsledky. A to i přes omezení, které přináší otevřený koncept kanceláří. Hlavní je soustředit se na práci, ne vnější distraktory.