Při řízení projektů je důležité mít k dispozici správné nástroje, které to umožňují. Na trhu je k dispozici mnoho nástrojů pro řízení projektů, ale každý z nich přichází s jedinečnými vlastnostmi a funkcemi. Jedním z takových nástrojů, který upoutal pozornost projektových manažerů, je Airtable. Airtable je cloudový systém pro správu databází, který poskytuje výkonné funkce, jež uživatelům umožňují vytvořit aplikaci během několika minut, aniž by museli mít jakékoli znalosti kódování.
V tomto příspěvku na blogu prozkoumáme, jak lze Airtable využít jako nástroj pro řízení projektů. Projdeme si kroky k vytvoření nástroje pro sledování projektů v Airtable a zdůrazníme některé funkce, které z něj dělají skvělý nástroj pro správu projektů.
Jak používat Airtable jako nástroj pro řízení projektů:
1. Nastavení nástroje pro sledování projektů
Chcete-li začít, musíte mít účet Airtable. Pokud ho ještě nemáte, můžete se zaregistrovat zdarma. Po přihlášení přejděte do sekce „Templates“ (Šablony) a vyberte možnost „Project Tracker“ (Sledování projektů) Airtable nabízí několik šablon, ze kterých si můžete vybrat, ale sledování projektů je skvělým začátkem.
Jakmile si vyberete šablonu Project Tracker, můžete si ji upravit podle svých potřeb. Můžete přidat sloupce a řádky pro název projektu, datum zahájení, datum ukončení, přiřazeného člena týmu a stav projektu. Můžete také zahrnout vlastní pole, například úroveň priority nebo rozpočet projektu.
2. Přidání dalších funkcí
Sledování projektů v aplikaci Airtable je víc než jen tabulka úkolů. Můžete přidat několik funkcí, které zefektivní váš proces řízení projektů. Můžete přidat formuláře, které umožní členům týmu zadávat úkoly nebo požadavky přímo do trackeru. Můžete také přidat zobrazení kalendáře pro zobrazení časového plánu projektu nebo termínů.
Další užitečnou funkcí je zobrazení Kanban, které poskytuje vizuální pracovní postup úkolů. Do trackeru projektu můžete také přidat obrázky nebo vlastní značky, aby byl vizuálně přitažlivější a snadno se v něm orientovalo. Pokud máte účet Airtable Pro, můžete do svého trackeru projektu přidat časové osy a Ganttovy grafy pro komplexní přehled o projektu.
3. Spolupráce se členy týmu
Airtable je skvělý nástroj pro týmovou spolupráci. Do svého trackeru projektu můžete pozvat členy týmu, přidělovat jim úkoly nebo projekty, nastavovat termíny a sdílet soubory. Můžete také vytvářet vlastní oprávnění a omezovat nebo udělovat přístup členům týmu na základě jejich rolí nebo potřeb.
Airtable také poskytuje funkci chatu v rámci každého záznamu projektu, která umožňuje členům týmu diskutovat o projektu v reálném čase. Můžete také nastavit e-mailová oznámení, která členům týmu připomenou termíny nebo nové úkoly.
4. Automatizace úkolů pomocí integrací
Airtable poskytuje několik vestavěných integrací, jako jsou Slack, Gmail a Trello, které zefektivňují proces řízení projektů. Airtable můžete propojit s dalšími aplikacemi a automatizovat tak úkoly, sdílet informace nebo sledovat pokrok.
Z nového záznamu v aplikaci Airtable můžete například vytvořit kartu Trello nebo posílat oznámení na Gmail, když je úkol dokončen. K vytvoření vlastních integrací s aplikací Airtable a dalšími aplikacemi můžete také použít Zapier nebo Integromat.
Komplexní průvodce základními komponenty Airtable
Airtable je všestranná a výkonná platforma, která uživatelům usnadňuje vytváření a správu databází. Díky svému snadno použitelnému rozhraní, přizpůsobitelným funkcím a jedinečným nástrojům pro spolupráci se Airtable rychle stává nejlepší volbou pro organizace všech velikostí. Ale kde začít?
Provedeme vás vším, co o těchto základních součástech potřebujete vědět, od pochopení základních pojmů až po využití předvyplněných šablon:
Základní informace
Srdcem Airtable je báze, což je jednotná databáze pro všechny informace týkající se vašeho projektu. Ať už se jedná o adresář zaměstnanců nebo aplikaci pro nákup nových automobilů, základna je základem vašeho projektu. Základnu si můžete vytvořit od začátku, ale Airtable nabízí řadu šablon, které jsou předvyplněny vzorovými daty relevantními pro váš projekt, abyste měli náskok, například sledování projektů, katalog produktů a další. Jednou z hlavních výhod aplikace Airtable jsou její neomezené možnosti přizpůsobení, takže můžete své základny snadno měnit a přizpůsobovat svým konkrétním potřebám.
Tabulky
Tabulky jsou druhou základní součástí aplikace Airtable. Představte si je jako tabulky v databázi, do kterých můžete vkládat, organizovat a zobrazovat data. Tabulky vám umožňují rozdělit data podle kategorií, abyste se v informacích, se kterými pracujete, mohli vyznat. V rámci každé tabulky můžete přidávat nebo odstraňovat pole, filtrovat a třídit informace podle svých potřeb.
Pole
Pole jsou jednotlivé body dat v tabulce. Mohou to být různé položky od jmen a telefonních čísel až po e-mailové adresy a data. Pole můžete přizpůsobit tak, aby obsahovala konkrétní informace, například rozevírací nabídky, přílohy nebo zaškrtávací políčka. Pole jsou základem vaší tabulky, proto je důležité si dobře rozmyslet, jaká data potřebujete a jak mají být uspořádána.
Záznamy
Záznamy jsou jednotlivé položky ve vaší tabulce, které se skládají z dat získaných z polí. Záznamem může být jméno klienta, popis produktu nebo jakýkoli jiný údaj, který chcete do tabulky přidat. Každý záznam je jedinečný a lze jej jednotlivě zobrazit, aktualizovat nebo odstranit. Se záznamy můžete manipulovat, jak uznáte za vhodné, ať už jde o vytváření nových, mazání starých nebo změnu dat, která jsou v nich uložena.
Zobrazení
A konečně, pohledy vám pomohou zobrazit vaše data různými způsoby. Pohledy umožňují přizpůsobit způsob prezentace dat a jsou velmi užitečné pro organizaci informací. Například můžete mít jedno zobrazení pro seznam úkolů vašeho týmu, jiné pro časovou osu projektu a další pro adresář zaměstnanců. Způsob, jakým se data zobrazují v jednotlivých zobrazeních, můžete měnit podle různých potřeb, například seskupovat data, třídit je nebo filtrovat na základě různých kritérií.
Ať už chcete organizovat úkoly svého týmu, vytvořit marketingovou databázi nebo spravovat kontakty, základní komponenty aplikace Airtable vám pomohou dosáhnout všeho.
Závěr
Používání aplikace Airtable jako nástroje pro správu projektů je skvělým způsobem, jak zefektivnit proces řízení projektů. Díky jeho výkonným funkcím si můžete přizpůsobit sledování projektů, spolupracovat se členy týmu a automatizovat úkoly, a to vše na jednom místě. Ať už jste freelancer, majitel malé firmy nebo součást velké korporace, Airtable je škálovatelné řešení, které dokáže splnit vaše potřeby v oblasti řízení projektů. S trochou přizpůsobení a integrace si můžete vytvořit komplexní systém správy projektů, který vám bude vyhovovat.
